CASO DE ESTUDIO DE TRANSFORMACION DIGITAL
En un mundo cada vez mas globalizado, conectado y con la tecnologia avanzando a pasos gigantes, los desarrollos que se implementan hoy, estaran obsoletos mañana, es por eso que las organizaciones de todos los tamaños se enfrentan constantemente al desafio de cambiar y debera estar definido en su modelo de negocios pra controlar los indicadores del proceso, modificando sus comportamientos, no hay un mañana para adaptarse y evolucionar, ya que deben mantenerse competitivas en el mercado donde operan hoy.
Este es el caso de estudio que vamos a relatar, hablaremos de una empresa de logistica, con mas de 30 años en el mercado, la cual tomo la decision de dar un salto significativo hacia el futuro, se embarcaron en la transformacion digital de sus procesos internos, incluyendo un programa para el manejo del cambio enfocado en sus mas de 100 colaboradores, querian subir al siguiente nivel y desde PROPULSION trabajamos en conjunto para lograr los objetivos propuestos.
En este caso de estudio, exploraremos el camino hacia la digitalización completa de sus procesos, con el firme objetivo de obtener la certificación ISO-9001. Acompáñanos en este recorrido y descubre cómo PROPULSION puede ayudarte a llevar tu empresa al siguiente nivel.
IDENTIFICANDO LAS NECESIDADES
Con mas de 30 unidades moviles que distribuyen envios a mas de 300 clientes en forma diaria y a pesar de su experiencia y éxito en el mercado, entendian la necesidad que tenian de adaptarse a los cambios, la importancia de mantenerse a la vanguardia de la tecnología y buscar la eficiencia operativa, sabian que este proyecto interno que involucraba a toda la organizacion daria como resultado una mayor rentabilidad.
Reconocieron la necesidad de una Transformación Digital para mejorar la visibilidad de su cadena de suministro, optimizar rutas y minimizar errores.
"No podemos quedarnos atrás en esta era digital, debemos evolucionar y adaptarnos para ofrecer un servicio de excelencia a nuestros clientes y pensar en el futuro de la operacion", recuerdo que fueron una de las primeras palabras que escuchamos cuando le pregunte al CEO porque estaban realizando el proyecto, porque de acuerdo a los reportes que me compartieron, la operacion tenia un buen resultado operativo, pero luego nos dimos cuenta que las perdidas de tiempo, que estaban ocultas en cada una de las areas de la organizacion, la burocracia para lograr resolver la operacion diaria, ponia en riesgo el futuro de la operacion.
Nos pusimos a trabajar en diseñar una estrategia para el proyecto.
DISEÑANDO LA ESTRATEGIA DIGITAL
Como parte del trabajo en equipo que PROPULSION desarrollo con los integrantes de la empresa, los primeros pasos fueron trabajar en una estrategia de transformacion digital que estuviera diseñada a la medida, enfocada en las areas criticas que se habian identificado en la evaluacion que hicimos como administracion, sistemas, compras y en especial la informacion que permitiera tomar decisiones informadas
Iniciamos con el proceso de logistica, que estaba encargada de los ingresos y egresos de los productos, que daban origen a los pedidos de los clientes. Conversando con los integrantes del area, nos dimos cuenta que el stock fantasma, que eran los productos que no se encontraban en el deposito y las demoras al momento de procesar los pedidos de los clientes, los cuales tenian demoras que ponian en riesgo la operacion, no estaban siendo evaluados de la manera que correspondia, no habian acciones de mejora continua, ya que los clientes estaban acostumbrados a las deficiencias, era parte del paisaje. Un momento importante de la evaluacion, fue que no se tenia un control de los procesos que podian mejorar, todos los dias se repetian y no se hacia nada.
Tambien nos dimos cuenta que no tenian documentado los procesos de ingreso, salida, control de los despachos que tenian tercerizados, la guia de despacho era en papel, entonces, dependiendo del tiempo de permanencia en la empresa, era la jerarquia que se tenia, este permitia que el encargado tomara las decisiones que parecia que eran las mejores.
IMPLEMENTANDO EL SISTEMA SIMPLE
Luego de unos meses de evaluacion, reuniones formales con todos los integrantes, definimos las primeras versiones de los documentos del area, los procesos tenian un control y como parte del proyecto, un analista revisa los datos y los transformaba en formularios, que luego el equipo de desarrollo implementaba en el sistema SIMPLE, permitiendo tener un control de las acciones diarias, buscando las tendencias de informacion de los procesos.
CUALES FUERON LAS MEJORAS
La transformacion digital de la empresa resulto en una adopcion de tecnologias en todas las areas de la organizacion donde se desarrollo el proyecto, lograron mejorar su rendimiento y capacidad de adaptacion a las nuevos desafios que imponia la competencia, en donde los resultados que mas mostraron beneficios fueron en la mejora de la eficiencia de los procesos, donde al sistematizar los procesos de recepcion de pedidos, ingreso de productos desde los proveedores, llevaron a una reduccion de costos. Conectado con estas mejoras, la experiencia del cliente se vio beneficiada, ahora los clientes reciben una experiencia omnicanal, se sienten mejor atendidos y dio como resultado la fidelizacion en sus futuras compras.
Las decisiones que toman ahora los colaboradores de la empresa tienen informacion de calidad, que la pueden obtener al momento que se produce, generando una mayor competitividad, logrando que en el tiempo que el proyecto esta en marcha, el crecimiento de la operacion se hace sentir.
Como resumen, debemos decir que la transformacion es un proceso complejo, que requiere de una planificacion cuidadosa y que la implementacion debe tener una constante revision, pero los resultados estan a la vista, ahora podemos decir que son mas competitivos que antes del inicio del proyecto.